ビジネスメールで使える【実用的】書き出し
英文のメールを送るときに、特にビジネスでは、日本のような決まりごととも言える冒頭の挨拶があるのだろうか？と気になったことがあると思います。
この記事では、決まりごとレベルの挨拶から、知っていると便利なフレーズまで35を選びましたので、参考にしてください。
Let’s go!
○○さんへ
1. Hi (name)
Dear よりも現場では使われることが多いと思います。
2. Hello (name)
3. Dear (name)
4. (Name)
私は (Name-san,) を使うことが多いです。
5. All/everyone
各位に該当する挨拶です。“Hello all,” “Hi everyone,”なども
挨拶の後はカンマが基本（，）です。そうでなくてはいけないということはありませんが、広く使われています。
コロン（：）はフォーマルですが、堅苦しさがありますし、感嘆符（！）は状況次第でしょうが、無難なのはカンマです。
冒頭の挨拶
日本のビジネスメールでは、「お世話になっております」を書くことが多いかと思います。真実でも「いつもお世話をしています」と間違えないようにしましょう。
チャットのようなメールで冒頭の挨拶を毎回書かれると、邪魔だなと思いますが、一発目は書いた方が無難ですよね。
でも、海外は単刀直入に本題に入る人が多いです。ですので、これからご紹介するフレーズもなくてはいけないということはありません。
6. I hope this email finds you well.
7. Good morning/afternoon/evening.
8. Allow me to introduce myself…
自己紹介したいときに使えます。
9. How are you?
回答を求めてはいけません。
10. How was your vacation/weekend/etc.?
旅行に行くのを聞いていたりした場合に。聞かない方がいいことも多いですので、そこは状況判断です。
11. I hope your week is going smoothly.
12. I’m emailing you to…
簡潔に要点を伝えたいときに。
13. It’s my pleasure to inform you…
トラブルが解決したときとかに。
返信の時によく使う書き出し
14. Thanks (Thank you) for your email.(reply) (info) (cooperation)etc.
基本ですね。
15. Thank you for the quick response.
レスポンスがいい人は助かりますよね。特に海外は。催促の電話はしたくないですから。
16. Thanks for getting in touch.
17. I appreciate the update.
18. I apologize for the delay.
フォローするときに使えます
19. Just checking in…
20. As we discussed in our last meeting.
21. As promised…
22. Could you provide me with an update?
23. Thank you for your time.
24. Are you still interested?
セールスでも使えます。
フレンドリーな関係が作れているなら
25. Congratulations on (accomplishment)!
26. How are the kids?
相手をよく知っている場合に留めた方がいいでしょう。プライベートに立ち入られて不愉快に感じる場合もあります。
27. How was the trip?
28. I was just thinking about you.
29. It was great to see you at (event).
30. Sorry it took me a while to get back to you.
31. Don’t worry, I’ll keep this brief.
32. Are you surviving yet another workweek?
33. I hope you’re sitting down.
驚くべきニュースなどを伝える時の前置きに使われることがあります。
相手が分らないとき
34. To whom it may concern.
関係各位、ご担当者殿
35. Dear sir or madam.
上記同様の意味の古風なイギリス英語
英語のビジネスメールのポイント
普段の会話でも結論から話すのが欧米です。
とかく前置きが長くなりがちな日本の体裁で書いていると、伝えたいことが伝わらない危険があります。
簡潔で分り易い文章を心がけましょう。それは日本も同じですけれどね。忙しいのにだらだらと長いメール読まされたくありませんよ。
ビジネスでは、それ相応の失礼のない礼儀正しい文章であることも大切です。
ある程度親しい関係でしたら、事務的ではない温かみのあるメッセージや仕事以外の話題も、ビジネスとは言え時には挟めるといいと思います。
取引先とは、相手がお客さんでも自分が客の立場でも、信頼されて親しくなれた方が、仕事が円滑に進むのは世界共通です。
海外の取引先だとメールだけでコミュニケーションを取ることも多いかと思いますので、センスが問われます。仕事で使う人は、軽く考えずに勉強しておきたいところです。
